משוב זה מה שמנהלים טובים עושים כל הזמן

קשה מאוד לעבוד לאורך זמן ללא משוב ולא, שתיקה לא שווה משוב חיובי. עובדים (שזה אומר כולנו) נזקקים לדעת מה חושב מי שהם עובדים עבורו או נותנים לו שרות על מה שהם עושים. לתת פידבקים חיוביים על דברים טובים שנעשים זו פעולה שמעצימה את העובד, ומעצימה ולא מחלישה, כפי שיש כאלה שגורסים, גם את המנהל. מנהל מוקיר תודה הוא מנהל מוערך והכרה בעשייה ובמאמצים הם חלק משמעותי מהרצון של עובד להמשיך לעשות ולהתאמץ מעבר. אני ממליצה לתת משוב חיובי בהקשר רלוונטי ולא משפטים כלליים או מחמאות כלליות וכמובן להתייחס גם למה שלא טוב וטעון שיפור. משוב שכזה יהפוך מסתם ביקורת לביקורת בונה כששומרים על כבוד הדדי, מתעניינים ממה נובע הקושי ו/או אם יש קושי, בודקים איך ניתן לעזור ומחדדים את תיאום הציפיות. משוב זה חלק מהשוטף, הוא לא דורש פגישה מיוחדת, בטח לא חצי שנתית. תפרגנו כשמגיע, גם באופן ספונטני ותעזרו לתקן בזמן אמת את מה שדרוש תיקון.

"הכל בסדר" לא אומר שהכל בסדר.

החשש מעימות גורם לחלק מהאנשים בכל העמדות (עובד או מנהל) פשוט לא להגיד או לא לשאול דבר בכל נושא שנתפס כ"בעיה". מצד המנהלים זה מגיע לעתים בצורה של לא לשאול מה חושב העובד על המשימות שלו, על תהליכים והחלטות, על המנהל עצמו, על ממשקים אחרים וכו'. פרקטיקה אחרת של הימנעות היא לשאול שאלות מאוד כלליות או לשאול רק כשנשארו 5 דקות לפגישה (והפגישה השנייה ממתינה בחוץ). עובדים שחוששים להעלות נושאים "רגישים" או חוששים מתגובת המנהל עצמו, ייטו לענות תשובות של "הכל בסדר" או "הכל כרגיל" ומנהלים שחוששים מעימות יסתפקו בכך ולא יחקרו אותן יותר לעומק. יתירה מכך, יש המחזיקים בסברה שאם העובד לא אומר כלום בשוטף (לא "מתלונן" על משהו רחמנא ליצלן) משמע הכל בסדר, אז גם אין צורך להתעניין.

אין דבר כזה נושא "לא טוב". הדבר היחיד שלא טוב זה לא להציף בזמן אמת בעיות, בטח כשהן עוד קטנות, ועל אחת כמה וכמה לא לדעת עליהן. לא טוב לא לדעת על תחושות לא נוחות אצל עובדים או קולגות ולא טוב לא לדעת איך אפשר להשתפר ולשפר. זה לא טוב לא לאפשר ונטילציה של תסכולים וקשיים ואכזבות וזה לא טוב להיות מנהל שהעובד שלו חושש לדבר איתו על דברים "לא טובים". המשוב הוא לא עימות שלילי, הוא עימות חיובי, כי רק דברים חיוביים יכולים לקרות אם הוא מתקיים.

משוב צד ג'

משוב מנהל-עובד הוא לא ערוץ חד כיווני. חשוב שהוא יהיה לפחות דו כיווני, אבל הכי טוב שהוא יהיה רב כיווני. כמנהלים, על מנת לגבש תמונה מלאה של עבודת הצוות שלכם, צריך להתעניין אצל ממשקים אחרים איתם העובדים עובדים. לפעמים המשוב הזה גם מגיע אליכם באופן יזום ולפעמים הוא אפילו "מונחת". אם המשוב העקיף חיובי הכל בסדר, אבל כשהמשוב הוא שלילי, מה עושים?

דבר ראשון שואלים שאלות. לא להסתפק רק במשפטים כגון "קשה לי לעבוד איתו" או "היא לא בסדר". לברר במה זה אמור, לבקש דוגמאות קונקרטיות, לנסות להבין את הדינמיקה קצת יותר. לעתים מתברר שמה שצד אחד מתרגם כ"קושי" זו למעשה הגדרת העבודה של העובד שלכם ואולי מה שחסר זה תיאום ציפיות או חידוד הגדרות. אפשר לברר למה מצפה הממשק ולהתייחס בהתאם ואפשר לעשות עוד הרבה דברים - אך בשום מקרה לא לקבוע דברים חד צדדיים לפני בירור עם העובד.

בירור המשוב אצל העובד זה לא "העלאה למשפט " :-) שמיעת צד אחד לא משקפת את כל התמונה, בשום מקרה. אז, לא להציג את המשוב בפני העובד כאשמה ברורה ולדרוש הסברים שיוכיחו חפות, אלא להעביר לעובד את רשמיו של נותן המשוב ולברר איתו את הנושא באותו אופן: במה דברים אמורים, התייחסות לדוגמאות הקונקרטיות והתייחסות לדינמיקה בכלל. זה המקום לדיון משותף עם העובד ולהכוונה ניהולית כיצד הוא עצמו יכול לפתור את הדינמיקה עם נותן המשוב, במידה וצריך.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ליאורה לוי-בז : בניית מערכות יחסים עסקיות

"העשייה שלי היא מציאת פתרונות לעסק או הארגון על ידי האנשים שבתוכו"

פיתוח יכולות תקשורת אפקטיבית וניהול קונפליקטים | בניית הסכמות ויישוב מחלוקות בתהליכי עבודה ותהליכים עסקיים - בין עסקים ובתוכם | ליווי תהליכים מחוללי שינוי | ייעול תהליכי עבודה בין ממשקים | גישור עסקי ומו"מ | ליווי אישי למנהלים ושותפים עסקיים.

מעבירה סדנאות בניהול קונפליקטים, תקשורת אפקטיבית ומפגשי שולחן עגול למנהלים בכירים וצעירים.

054-7782555 | lbliora@gmail.com